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財(cái)務(wù)中心-信用解凍流程優(yōu)化項(xiàng)目

日期:2017-03-01 / 人氣: / 來源:www.wtport.com / 熱門標(biāo)簽: 醫(yī)藥物流中心

  一、定義階段

  1.項(xiàng)目背景

  · 《信用管理制度》規(guī)定,對(duì)于超信用出庫(kù)應(yīng)嚴(yán)格控制,未經(jīng)審批不得出庫(kù);

  · 審批流程在OA中完成。

  2.問題描述

  · 無紙化審批;

  · 每個(gè)流程需要7-8個(gè)審批節(jié)點(diǎn);

  · 對(duì)于著急發(fā)貨,但不滿足信用條件的訂單,無法及時(shí)出庫(kù)。

  · 業(yè)務(wù)員提出“信用解凍流程”審批節(jié)點(diǎn)過多、速度較慢,超過業(yè)務(wù)員預(yù)計(jì)解凍時(shí)間,導(dǎo)致發(fā)貨時(shí)間滯后。
醫(yī)藥物流中心信用解凍問題

  3.指標(biāo)定義

  · Y的定義

  Y=信用解凍平均耗時(shí)

  Y1=銷售部(純銷)信用解凍平均耗時(shí)

  Y2=藥品分銷部信用解凍平均耗時(shí)

  Y3=疫苗部信用解凍平均耗時(shí)

  · 指標(biāo)計(jì)算

  √  起點(diǎn):業(yè)務(wù)員提交信用解凍申請(qǐng);

  √  終點(diǎn):審批流結(jié)束并歸檔(含非工作日時(shí)間)

  4.項(xiàng)目范圍

  · 涉及部門:銷售部(純銷)、藥品分銷部、疫苗部、財(cái)務(wù)部,總經(jīng)辦;

  · 涉及流程: OA中“信用解凍審批流程”。

  5.項(xiàng)目目標(biāo)及收益

  · 項(xiàng)目目標(biāo)

  √  梳理和優(yōu)化現(xiàn)有信用解凍審批流程;

  √  分析和尋找解凍耗時(shí)的原因;

  √  縮短信用解凍平均時(shí)間。
醫(yī)藥物流中心信用解凍目標(biāo)

  · 項(xiàng)目收益

  √  風(fēng)險(xiǎn)可控前提下,縮短下訂單時(shí)間節(jié)

  √  盡早發(fā)貨

  √  提高客戶滿意度

  二、測(cè)量階段

  1.各部門超信用解凍筆數(shù)統(tǒng)計(jì)
各部門超信用解凍筆數(shù)統(tǒng)計(jì)

  2.各節(jié)點(diǎn)平均耗時(shí)統(tǒng)計(jì)

  · 銷售部(純銷)
銷售部各節(jié)點(diǎn)平均耗時(shí)統(tǒng)計(jì)

  · 疫苗部
疫苗部各節(jié)點(diǎn)平均耗時(shí)統(tǒng)計(jì)

  · 藥品分銷部
藥品分銷部各節(jié)點(diǎn)平均耗時(shí)統(tǒng)計(jì)

  3.重復(fù)審批訂單與總超信用訂單數(shù)量對(duì)比圖

  · 重復(fù)審批訂單:因?yàn)橥怀庞迷蚨罅刻嘏鰩?kù)的訂單;

  · 重復(fù)審批訂單數(shù)量占比=當(dāng)月同一原因特批的訂單數(shù)量/當(dāng)月特批總訂單數(shù)量。
重復(fù)審批訂單與總超信用訂單數(shù)量對(duì)比圖

  三、分析階段

  1.重復(fù)審批

  · 因?yàn)榘l(fā)票金額限制,單筆訂單金額必須小于等于117萬(wàn),導(dǎo)致拆單;

  · 在一期間內(nèi),因同一超信用原因而大量多次特批發(fā)貨的訂單。

  2.審批不及時(shí)

  · 審批人員外出辦公或開會(huì),未授權(quán);

  · 審批人員長(zhǎng)時(shí)間未關(guān)注審批,導(dǎo)致審批滯后。

  3.審批節(jié)點(diǎn)多

  · 每筆流程需要經(jīng)過7或8個(gè)審批節(jié)點(diǎn);

  · 僅對(duì)“總經(jīng)理”處節(jié)點(diǎn)做了分流。

  四、改進(jìn)階段

  1.重復(fù)審批——提前申請(qǐng)臨時(shí)額度和賬期

  √  增加新的流程:“客戶臨時(shí)額度及賬期申請(qǐng)流程”;

  √  大量發(fā)貨前申請(qǐng);

  √  逐級(jí)審批;

  √  在一定期間內(nèi)增加臨時(shí)額度及賬期;

  √  到期后自動(dòng)恢復(fù)原額度和原賬期;

  √  跟蹤回款承諾時(shí)間。
提前申請(qǐng)臨時(shí)額度和賬期
  2.審批節(jié)點(diǎn)多——風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下適度授權(quán)

  √  按風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別細(xì)分客戶等級(jí);

  √  審批權(quán)限的授權(quán);

  √  風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制。
風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下適度授權(quán)

  √  總經(jīng)理節(jié)點(diǎn)優(yōu)化前后對(duì)比:
總經(jīng)理節(jié)點(diǎn)優(yōu)化前后對(duì)比

  √  主管副總及財(cái)務(wù)總監(jiān)節(jié)點(diǎn)優(yōu)化前后對(duì)比:
主管副總及財(cái)務(wù)總監(jiān)節(jié)點(diǎn)優(yōu)化前后對(duì)比
  3.審批不及時(shí)——縮短每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的審批時(shí)間

  √  及時(shí)授權(quán);

  √  增加超時(shí)提醒功能:短信提醒、郵件提醒、抄上級(jí)領(lǐng)導(dǎo);

  √  整理各部門節(jié)點(diǎn)耗時(shí)情況,并下發(fā)。
縮短每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的審批時(shí)間

  五、控制階段

  · 改善效果

  改善措施自2014年11月1日起開始實(shí)施,故選取14年11月—15年1月信用解凍數(shù)據(jù),改善后效果如下:
醫(yī)藥物流中心信用解凍流程優(yōu)化效果
  · 標(biāo)準(zhǔn)化——《信用管理制度》

  √  增加臨時(shí)額度及臨時(shí)賬期的管理

  √  審批流程及權(quán)限的調(diào)整

  √  客戶等級(jí)劃分的調(diào)整

作者:博革咨詢


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